أنظمة الحضور والانصراف بالبصمة للشركات في الإمارات: دليل عملي

يسجّل جهاز عند المدخل كل حضور وانصراف بالوجه أو البصمة أو البطاقة. ويحوّل البرنامج هذه السجلات إلى ساعات عمل وحالات تأخّر وانصراف مبكر وغياب وعمل إضافي، ويصدّرها قسم الموارد البشرية لإعداد الرواتب.

ولأن الوجه أو البصمة لا يمكن إعارتهما لزميل، فهو ينهي أيضًا مشكلة «التسجيل بالنيابة» — البطاقة أو كشف التوقيع الذي يملؤه شخص آخر.

التعرّف على الوجه بلا لمس وسريع، ويصلح لمن يرتدون القفازات أو لمن تكون أيديهم مغبرّة أو متّسخة بالزيت أو متشقّقة — وهذا شائع في مواقع البناء والمواقع الصناعية. ويحتاج إلى إضاءة مناسبة عند المدخل.

البصمة هي الخيار الأقل تكلفة وتعمل جيدًا في المكاتب، لكنها تتعثّر مع الأصابع المتشقّقة أو الجافة أو المتّسخة.

البطاقة أو الرمز السري مفيدة كخيار احتياطي أو للزوّار، لكن البطاقة يمكن تسليمها لشخص آخر — وهي المشكلة التي وُجدت البصمة لمنعها. وتجمع أجهزة كثيرة بين طريقتين أو ثلاث، فيستخدم كل شخص ما يناسبه.

في المكاتب والعيادات: جهاز وجه أو بصمة عند المدخل الرئيسي.

في مواقع البناء والمواقع الصناعية: جهاز وجه خارجي مقاوم للغبار عند بوابة الموقع.

للأعمال متعددة الفروع — المتاجر والعيادات والمدارس: جهاز في كل فرع، ترتبط جميعها بنظام واحد فيرى قسم الموارد البشرية الجميع معًا.

الجهاز يسجّل الأوقات فقط؛ أما القواعد فمكانها البرنامج. فأنماط الورديات، ومهلة السماح للتأخّر، والورديات الليلية والمقسّمة، وأيام الراحة الأسبوعية، والعطل الرسمية، وساعات العمل المخفّضة التي تُعلن في رمضان كل عام، كلها تُضبط هناك.

ويحدد قانون العمل الإماراتي ساعات العمل المعتادة وكيفية احتساب العمل الإضافي. ويقرّر فريق الموارد البشرية لديك القواعد بما يوافق عقودكم، ونضبطها معكم عند التسليم.

تُصدَّر التقارير إلى إكسل، وتستطيع أنظمة كثيرة نقل بيانات الحضور مباشرة إلى برنامج الرواتب. وقبل الشراء، تأكد من أن صيغة التصدير تناسب ما يحتاجه نظام رواتبك — فهذا السؤال وحده يوفّر وقتًا أكثر من أي قائمة مزايا.

يستطيع الجهاز نفسه فتح الباب وتسجيل الحضور: تسجيل واحد وجهاز واحد. ويمكن أيضًا تقييد الدخول بالوقت، فلا يُسمح للموظفين بالدخول إلا خلال ورديّاتهم. اطّلع على التحكم بالدخول.

ترتبط الأجهزة في كل موقع بنظام واحد عبر الشبكة، فيصبح الفرع الجديد جهازًا جديدًا لا نظامًا جديدًا. ويحتاج كل موقع إلى اتصال شبكي يُعتمد عليه — كابلات مهيكلة، أو ربط لاسلكي حيث لا يصل الكابل.

يدرج القانون الاتحادي لحماية البيانات الشخصية (المرسوم بقانون اتحادي رقم ٤٥ لسنة ٢٠٢١) البيانات البيومترية ضمن البيانات الشخصية الحساسة، ولمناطق حرة مثل مركز دبي المالي العالمي وسوق أبوظبي العالمي قواعدها الخاصة لحماية البيانات — وتشرح نظرة حكومة الإمارات العامة على قوانين حماية البيانات أيّها ينطبق وأين. أخبر الموظفين بما يُجمع ولماذا ومن يطّلع عليه، واقصر الوصول على من يديرون الموارد البشرية والرواتب، ولا تحتفظ بالسجلات أطول مما تحتاج.

وتحفظ أجهزة كثيرة نموذجًا رقميًا مستخرجًا من البصمة أو الوجه بدل الصورة نفسها. وينبغي أن يؤكد مستشارك في الموارد البشرية أو القانون صيغة الإشعار الذي تقدّمه للموظفين — فهذا الدليل ليس استشارة قانونية.

سعته لعدد موظفيك وسجلاتهم، مع مجال للنمو. وهل هو داخلي أم خارجي. وبطارية احتياطية حتى لا يضيع أي تسجيل عند انقطاع الكهرباء. وهل يتصل بالشبكة أم تُقرأ بياناته في مكانه. ومن سيدعم البرنامج بعد التركيب.

نعاين المداخل والمواقع، ونوصي بالأجهزة، ونركّبها، ونسجّل موظفيك، ونضبط الورديات والتقارير مع الموارد البشرية، وندرّب من يتولى الرواتب. احجز معاينة، أو اطّلع على خدمة الحضور والانصراف بالبصمة.